Si eres una más de las personas que trabajan gran parte del día, seguramente también eres de aquellas que con frecuencia desean que hubiera más horas en el día para poder terminar esa gran lista de tareas que para el final del día jamás están todas completadas. Ojala supieras como ser más productivo en menos tiempo para tener más tiempo libre.
En ocasiones pareciera que sin importar cuanto tiempo dedicamos al trabajo (ya sea dentro o fuera de la casa) siempre habrá una u otra cosa que requiere de nuestra atención mientras inevitablemente tendemos a dejar a un lado aquellas cosas que son verdaderamente importantes debido a esa urgencia que nos invade “cuando el día está por acabarse”. ¿Esta situación te resulta familiar?
Si es así, me gustaría compartirte algunos de los trucos o tips que me han sido de gran utilidad para lograr desarrollar y aumentar mi productividad diaria, además de ayudarme a enfocarme para lograr más cosas en mucho menos tiempo.
1.Reduce mentalmente los plazos de entrega de las tareas a realizar. Supongamos que hay una tarea que debes concretar en un lapso de 60 minutos. El lugar de usar todo ese tiempo, ajusta un poco ese lapso limitándolo a 40 o 50 minutos. Al reducir el tiempo que tienes para completar una tarea te estarás presionando para trabajar mucho más rápido, obligándote a estar mucho más enfocado.
Otra buena estrategia respecto a tus tiempos es la marcar en tu calendario ciertos días u horas específicas en las que le darás prioridad a las actividades más importantes una determinada cantidad de tiempo y no más que eso. Para poder trabajar con eficacia – sobre todo si tienes un ordenador cerca – es importante que cierres tu correo y todas las páginas de las redes sociales. Si es posible, apaga o silencia tu teléfono móvil y evita estar charlando con alguien más mientras trabajas en esa tarea en concreto. Quizás te parezca extremista, pero te aseguro que trabajar sin distracciones y en silencio te ayudarán en gran medida a potenciar tu productividad.
2.Haz una lista de las cosas que “tienes que dejar de hacer”. Normalmente nos enfocamos más en lo que debemos hacer y no en lo que debemos evitar. Sin embargo, de la misma manera en que necesitamos poner por escrito todas esas tareas pendientes también necesitamos crear una lista con todos esos malos hábitos, rutinas y distracciones que debemos evitar a fin de sacarle un mayor provecho a nuestro día. ¿No crees que es más lógico tener mejores resultado cuando evitamos todos esos malos hábitos que a la larga solo nos retrasan?
Mediante la creación de una lista de cosas que “tenemos que dejar de hacer” te estarás comprometiendo con ella y comenzarás a purgar sistemáticamente los hábitos negativos y reemplazándolos por otros mejores y de mayor provecho.
La lista la puedes hacer fácilmente con un bolígrafo y un pedazo de papel, basta con que te tomes unos minutos para recordar y enlistar con honestidad cuáles son aquellas actividades o distractores que solo consumen tiempo. Te aseguro que al aceptar cuales son las cosas que debes dejar de hacer podrás acercarte más a esas metas previstas y a lograr la calidad de vida que deseas. Este tip por sencillo que parezca requiere de tu total honestidad y de que tomes consciencia de si estas cosas que te retrasan en realidad valen la pena lo suficiente como para que les permitas consumir tanto de tus recursos.
3. Revisa tu productividad al final del día. Todas las noches antes de ir a la cama, escribe o toma nota mentalmente de aquellas tareas a las que debes darle mayor prioridad al día siguiente. Estas deben ser tareas o labores que te acerquen un poco más a esas grandes metas que te has propuesto para un determinado lapso de tiempo.
Y, al final del día, justo antes de que vayas a crear una nueva lista para el día siguiente, tomate unos minutos para revisar si tu lista del día anterior fue concretada o no. Analiza qué fue lo que más trabajo te costó o por qué no pudiste terminar con alguno de los ítems de la lista. Felicítate por tus logros, sin importar lo pequeño que parezcan y toma nota de las observaciones que tengas si por el contrario no pudiste terminar todos esos pendientes para evitar que te vuelva a ocurrir.
Hoy en día el ser más productivo parece ser una de las prioridades de todas las personas en el mundo laboral, pero ten en cuenta que para lograr esto necesitas una actitud positiva, apertura y la flexibilidad para hacer los cambios que se requieran.