Una de las actividades más cotidianas pero no por ello más fáciles es la toma de decisiones y la resolución de problemas. A menudo ésto nos pone “con la espalda contra la pared”, resulta estresante y deben realizarse en un periodo corto de tiempo. Por lo consiguiente, cuando nos encontramos con un problema o debemos tomar una decisión, tendemos a utilizar las mismas soluciones que hemos usado en el pasado.
De modo que, resulta muy fácil caer en un círculo vicioso cuando intentamos resolver nuevos problemas de la misma manera una y otra vez. No todos los problemas ni las decisiones pueden resolverse desde un enfoque racional.
Sin embargo, las siguientes pautas te ayudarán a lograrlo de manera efectiva. No te sientas intimidado por la longitud de la lista, verás que cuando comiences a ponerlas en práctica eventualmente te sentirás mucho más acostumbradas a las mismas, tanto que rápidamente podrás adecuarlas a tus propias necesidades independientemente de la naturaleza de las mismas.
Nota como de esta manera podrás ver un “problema” más como una “oportunidad”, pero primero para ello debes aprender a ver los “problemas” como “oportunidades”.
-Define el problema. Este es a menudo la señal de alerta, la manera en cómo la gente reaciona a lo que creen que es el problema. En lugar de ello, indaga un poco más en porqué ciertas circunstancias o situación representan un problema.
Para definir un problema es recomendable, preguntarte y preguntarle a las personas involucradas, las siguientes preguntas:
1.¿Qué es lo que te hace pensar que éste es un problema?
2.¿Dónde ocurre?
3.¿Cómo es que está sucediendo?
4.¿En que momento está sucediendo?
5.¿Quién está involucrado en esto? – No se trata de señalar o culpar a alguien, intenta dirigir el problema a los hechos y no a una sola persona.
6.¿Por qué está ocurriendo?
Finalmente, anota una lista de oraciones que describan de manera concreta el problema, incluyendo qué ocurre, dónde, cómo, con quien o porqué.
Para definir problemas más complejos: si el problema sigue pareciéndote abrumador, repite la lista de preguntas anteriores hasta que logres obtener una descripción mucho más completa del problema a resolver.
Para verificar que comprender el o los problemas: será de gran ayuda que verifique el análisis de tus problemas con alguien de confianza que preferentemente no esté involucrado directamente en el problema.
Darle prioridad a los problemas: Si te percatas de que no es solo un problema al que te enfrentas, entonces debes priorizar cuál de ellos debes resolver primero. También debes prestar atención a la diferencia entre “importante” y “urgente” ya que por lo general los problemas que consideramos importantes no son precisamente urgentes. Los problemas importantes requieren de una mayor atención. Por ejemplo, si constantemente estás respondiendo llamadas telefónicas “urgentes”, pudieras tener repentinamente un problema “importante” y por ello debes priorizar cuál de esas llamadas “urgentes” debes atender primero.
Comprender tu papel con respecto al problema: tu relación con el problema puede influenciar en gran medida la manera en que percibes cuan involucrados están los demás con el problema. Por ejemplo, si estás muy estresado al igual que el resto de tus compañeros de trabajo, quizás tiendas a culpar a los demás por ello. O si te sientes culpable respecto a tu papel en el problema, podrías optar por ignorar cómo se sienten los otros.
-Busca las posibles causas del problema
Es sorprendente lo mucho que desconoces sobre las cosas que no conoces. Por ello, en este paso, es de gran ayuda saber cómo es que los demás perciben este problema y los efectos que creen que tiene.
Es preferible pedir opiniones y la percepción de los demás directamente, ya que así la gente se siente más segura de compartir sus impresiones o su percepción de lo que creen que causa realmente el problema.
Toma nota de lo que has escuchado de los demás, tanto opiniones como percepciones.
Si bien la manera en la que piensas pudiera ser la causante del problema, intenta conseguir el consejo de alguien en que confías, o si es una situación en tu lugar de trabajo, de un supervisor o alguien que pueda darte una perspectiva que te ayude a resolver el problema.
-Identifica las alternativas que tienes para resolver el problema
En este punto es útil mantener a los demás involucrados – a menos que estés atravesando por un problema personal que involucre a una persona en particular. Las lluvias de ideas son ideales para resolver problemas. Esta es una técnica con la que puedes recolectar tantas ideas como te sea posible, entonces podrás analizarlas todas para encontrar la mejor idea. Es importante que cuando analices las soluciones que tienes no las juzgues a la primera, sino que las anotes y las leas en voz alta para escucharlas, así podrás analizarlas a consciencia.
-Selecciona un enfoque para resolver tu problema
Para seleccionar el mejor enfoque, considera:
¿Cuál es el enfoque que resolverá el problema a largo plazo?
¿Cuál es el enfoque más realistas? ¿Es conveniente? ¿Tienes suficiente tiempo para implementar este enfoque?
¿Cuáles son los riesgos asociados con ésta alternativa?
Más adelante hablaremos de los siguientes pasos a efectuar, tales como la planeación de la manera en como implementarás la mejor alternativa, el monitoreo de la implementación de la alternativa elegida y finalmente, la verificación de que el problema haya sido resuelto o no.