Seguramente alguna vez le has enviado un email a tu jefe en lugar de enviárselo a tu compañero de trabajo, o has olvidado guardar las modificaciones a un archivo importante o se te olvidaste de la ropa en la lavadora por hacer alguna otra cosa.
En ocasiones solemos recurrir a la “multitarea” o “multitasking” buscando aumentar nuestra productividad. En un mundo en el que el agitado ritmo de vida exige cada vez más de las personas, quienes pueden realizar varias tareas al mismo tiempo suelen ser vistos como personas eficientes y eficaces. Después de todo ¿no estamos haciendo más cosas cuando hacemos más de una cosa a la vez? En realidad la multitarea no nos hace tan productivos como creemos. Al contrario, la calidad de nuestro trabajo es peor cuando recurrimos a la multitarea y esta suele ser la causante que nos está costando tiempo en lugar de ahorrárnoslo.
Varios estudios han demostrado en las últimas décadas conclusiones similares: la multitarea no nos hace más productivos. Por el contrario, los resultados revelan que la multitarea en realidad puede hacernos perder entre el 20-40% de nuestro tiempo en función de lo que estamos tratando de hacer. La sencilla razón por la que la multitarea no funciona es porque no podemos concentrarnos en más de una tarea a la vez. Pero, solemos pensar que sí podemos.
El cerebro humano no parece ser desarrollado para la multitarea. Nuestros cerebros tienen recursos limitados que tienen que ser divididos entre las tareas en las que participamos. Por ejemplo, imagina que estás tratando de escribir un correo mientras hablas por teléfono con alguien. Ambas tareas implican comunicación por lo que son demasiado contradictorias y tu mente pareciera sobrecalentarse cuando tratas de desviar tu atención de una a la otra.
Ahora imagina que intentas escribir un correo mientras escuchas a alguien. Estas dos tareas son un poco más fáciles de ejecutar al mismo tiempo porque implican diferentes habilidades. Sin embargo, tu atención hacia la persona que habla desaparece periódicamente a medida que escribes. Es simplemente imposible concentrarse en ambas tareas al mismo tiempo.
Otro inconveniente importante de la multitarea es el efecto que tiene sobre nuestros niveles de estrés. Este estado de “alerta” constante de nuestro cerebro en particular, y nuestro organismo en general, tiene consecuencias tanto físicas como psicológicas. Lidiar con múltiples tareas a la vez nos hace sentir abrumados y agotados. Las investigaciones relevan que la multitarea suele conllevar a:
– Altos niveles de estrés
– Ataques de ansiedad
– Insomnio
– Dolor de cabeza o migraña
– Gastritits
– Colitis
– Irritabilidad
– Mal humor
– Tensión muscular
Aunque el trabajo parezca interminable y cada día se acumule más, hay distintas técnicas para no saturarse ni dejarse ningún detalle. La mejor, sin duda, es dividir las tareas pendientes en tantas partes como sea necesario. De esta manera, nos aseguramos que lo realizamos de la manera correcta.
Directamente relacionado con esto, es muy importante también marcarse pequeños objetivos, que nos motivarán para seguir trabajando. Ya os hemos explicado en anteriores entradas del Blog lo importante que es tener objetivos, pero que sean realizables a corto o medio plazo. Si vemos que conseguimos aquello que nos vamos proponiendo, nos llenaremos de fuerza y energía para continuar.
Es vital es también a la hora de gestionar diversos proyectos a la vez que tengas muy claro todo lo que hay que hacer. Aún así, no es bueno confiar en que nos acordaremos de todo, por lo que es recomendable apuntarse todas las tareas a realizar. Cuando vayamos tachando las que terminamos, ¡veremos que en realidad no nos ha costado tanto!
Inventarnos las fechas límite. Sí, siempre podemos alterarlas porque no hay que hacer ninguna entrega en realidad. Pero si nos marcamos una fecha límite para nosotros mismos, trabajaremos duro para acabar a tiempo, aunque sea para propia satisfacción. Además, nos permitirá tener algunos días para poder mejorar aquello en lo que estamos trabajando.
Evitemos todas las tareas prescindibles y aplacemos todas las no urgentes. Dejemos para los momentos de descanso los llamados telefónicos personales, la lectura de correo privado, y la visita a las redes sociales habituales. Conseguiremos preservar minutos valiosos para completar nuestras labores más rápidamente y evitar tener que quedarnos fuera de horario (una pésima costumbre).
El multitasking por sí mismo, no es malo. Puede ser una ventaja al hacer cosas que no requieren de toda nuestra atención, pero necesitamos discernir cuándo el multitasking es apropiado y cuándo no. También puede ser visto como una fortaleza, solo debes elegir el momento de utilizar esa fuerza. Eso es todo. No hay razón para difamarlo. Se trata de discernir cuándo es el momento de realizar diversas tareas.