Anteriormente hablamos de la importancia y los beneficios de una correcta administración de tu tiempo para lograr metas y objetivos concretos. La administración de tu tiempo te ayudará a sacarle el mayor provecho a tu tiempo. Ésta podría considerarse una herramienta esencial para aquellas personas que necesitan aprender a valorar el tiempo y destinar solo el necesario para una actividad concreta que lo requiera.
Para que tengas una mayor percepción del tiempo y de la importancia que éste merece, no pienses que un día es un día más, al contrario, un día que pasa es un día menos que tiene para hacer realidad sus propósitos y sueños.
Es necesario que implementes en tu rutina un par de técnicas que te ayudarán a lograrlo:
Establece tus prioridades. Identifica cuáles son aquellas actividades que necesitan realizarse a la brevedad posible. Escribe una lista de actividades o tareas “por hacer”, asignándoles una cantidad de tiempo que consideres suficiente. Recuerda, las tareas que tengan prioridad para ese día deben encabezar la lista. Y asegúrate de apegarte a tu lista de actividades.
Asegúrate de terminar algo antes de empezar con otra cosa. Cuando hayas concluido satisfactoriamente una de las tareas en tu lista, márcala o señálala con una palomita (√). También debes premiarte cuando hayas concluido esa actividad dentro del límite establecido o si has terminado antes de la fecha límite, puedes premiarte usando ese tiempo de sobra en algo que disfrutes.
Mantente concentrado. No salgas de casa o no te apartes de tu lugar de trabajo si todavía tienes algo urgente que terminar. Las interrupciones suelen acabar con tu concentración, ya que estas pausan la continuidad con la que estábamos trabajando. Además, las personas que encuentran difícil concentrarse en su lugar de trabajo difícilmente sobreviven a las presiones y el estrés de su empleo.
Dedica el menor tiempo posible a las distracciones. Si bien las personas no somos máquinas que puedan trabajar ocho horas seguidas sin tener que atender necesidades fisiológicas o al menos, estirar las piernas, este no es motivo para desperdiciar el tiempo realizando llamadas telefónicas personales, revisando tus cuentas en las redes sociales o beber café como pretexto para cotillear con tus compañeros de trabajo. Cada dos o tres horas, destina media o un cuarto de hora a estas actividades. Esta es una buena manera de ahorrar tiempo y de disciplinarte a ti mismo.
Proponte metas realistas. No intentes engañarte a ti mismo. Procura destinar el tiempo necesario a las actividades que creas que te tomaran más que otras. Asignarle solo una hora a una tarea que sabes que requerirá mucho más que eso no tiene sentido ya que al hacer eso, entorpeces el resto del tiempo que habías fijado para otras tareas ese mismo día.
No te exijas más de lo que puedes lograr. Si sientes que no podrás con más trabajo del que ya tienes, dilo con firmeza. Es preferible eso a no poder completar con el resto de tus tareas pendientes dentro de la fecha límite. Acepta solo la cantidad de trabajo de la que te sientes capaz, seguramente tu superior preferirá asignársela a alguien que pueda resolverlo tal y como desea.
Se disciplinado y puntual. Evita dejar tu lugar de trabajo más veces de las necesarias a menos que sea indispensable. Mantener un ritmo de trabajo te ayudará a terminar tus tareas con mayor facilidad o al menos dentro del margen de tiempo que previamente habías establecido.
Mantén las cosas en su lugar. Las cosas deben estar siempre en su lugar. Los papeles y registros en carpetas etiquetadas, los materiales y herramientas de trabajo en el cajón o estante correspondiente. Aprende a ser un poco más organizado. Verás que todo ese tiempo que perdías buscando algo te será mucho más útil si lo empleas en la realización de una tarea.
Utiliza un organizador o agenda. Aunque no estés acostumbrado a ello, verás que planificar las cosas por escrito es mucho más sencillo y evitarás tener olvidos que te generarán imprevistos. Así por ejemplo, podrás mantener los números telefónicos y emails de tus compañeros de trabajo en una sola carpeta o sección, mientras que los de tus clientes y proveedores deberán estar en otra sección por separado. Si prefieres algo más sencillo de llevar contigo a todos lados, puedes utilizar alguna de las aplicaciones disponibles en tu teléfono móvil a fin de mantener todo en orden y evitar malgastar valiosos minutos buscando algún dato.