Mucho se ha dicho sobre lo importante que es saber administrar nuestro tiempo eficazmente. Por lo general, solemos estar en varias tareas a la vez en el transcurso de un día pero al final del mismo, terminamos dándonos cuenta de que no hemos podido avanzar en el desarrollo de estas tareas tanto como quisiéramos. Solemos estar tan apegados a nuestras rutinas que en ocasiones no nos percatamos de lo poco que valoramos un recurso tan escaso y preciado como el tiempo.
Pero ¿Qué tanto sabemos aprovechar el tiempo realmente? A diferencia de otros recursos, el tiempo es algo que no lograremos recuperar jamás; es algo que pasa y no hay oportunidad de retroceder. Una vez que hemos dejado en claro la importancia del tiempo, debemos comenzar a tomar consciencia de lo importante que es tener la capacidad para organizar adecuadamente nuestro tiempo en los diferentes escenarios en los que nos desenvolvemos. La realidad es que nuestro calendario y lista de pendientes está llena de eventos personales, familiares y laborales, y como el día solo tiene 24 horas, (aunque muchos quisiéramos más), nuestro tiempo se vuelve extremadamente valioso. Sin embargo a veces nos resulta difícil darle el valor que merece. Existen ciertas reglas de oro que te permitirán administrar de mejor manera tú tiempo y para sacar un mejor provecho del mismo:
1. La organización es indispensable. Es primordial que aprendas a identificar la manera en que quieres administrar tu tiempo; para ello debes asumir el mando del mismo. Administra tu tiempo de acuerdo a tus objetivos personales y/o profesionales y de ahí, comienza a fijar pautas a manera de compromiso personal que puedas cumplir.
2. Comienza a enumerar tus pendientes. Haz una lista de todas las cosas, tareas y responsabilidades que tienes pendientes, además, considera todas las ideas que se te vengan a la mente. Es posible que quieras salir de paseo o ir al cine con un amigo, pero no necesariamente tienes que enumerar solo tus responsabilidades, también debes darte oportunidad para hacer cosas que disfrutes y te permitan despejarte.
3. Clasifica. Una vez que hayas hecho una lista de los temas pendientes, comienza a clasificarlo de acuerdo al aspecto de tu vida que convenga: trabajo, familia, pareja, escuela, etc. Cada una de estas áreas requieren de tu atención y también de un tiempo de caridad, por ello no puedes enfocarte solo en uno.
4. Aprende a priorizar. Cuando se desea aprovechar el tiempo al máximo es muy importante que sepamos darle prioridad a las cosas que verdaderamente importan, aquellos que llevan implícito un sentido de urgencia. En ocasiones solemos desperdiciar el tiempo en tareas que no son de tanto provecho, que no son fundamentales y que incluso hasta podríamos dejar que alguien más las haga.
5. Elabora un plan. Trata de visualizar mentalmente – o por escrito – los pasos o la serie de actividades concretas que deseas realizar durante ese día, esto será lo equivalente a un plan de trabajo. De esta manera podrás visualizar las actividades que requieren de tu atención y así, hasta podrías percatarte de cuál de ellas puede ser realizada con la ayuda de alguien más. Si por ejemplo, tienes que limpiar la cocina, alguien podría ayudarte a recoger los platos sucios mientras tú te encargas de poner todo en orden; si se trata de un proyecto en la oficina, quizás alguien más pueda sacar las fotocopias mientras tú te encargas de corregir un informe.
6. Establece metas concretas. Es indispensable para esta regla, definir lo que quieres lograr y aprender a establecer fechas límites. Tradicionalmente hemos odiado las fechas límite porque siempre hemos ido detrás de ellas, persiguiéndolas, cuando todo pasa por caminar delante de ellas. En lugar de una actitud pasiva o reactiva, la clave es una actitud proactiva y alerta. Intenta fijar una rutina que te permita hacer una fracción de tu tarea con fecha límite bien cada día o cada semana, así estará garantizándote regularidad y constancia.
7. Evita las distracciones. Si quieres ser una persona que administra su tiempo con eficiencia, aprende a evitar elementos distractores, por ejemplo, en la oficina cuando uses la computadora evitar usar chats y redes sociales, entre otros. Trata de centrarte en tu objetivo y dedícate a ello principalmente.
8. Evalúa tu progreso. Trata de elaborar un cronograma de trabajo, donde puedas evaluar los avances que has realizado. Incluso puedes ponerlo por escrito y tenerlo disponible en alguna parte de tu casa, oficina, cuarto de estudios, entre otros. Recuerda, el tiempo no es sólo lo que marca el reloj o lo que señala el calendario, está relacionado a nuestra misma esencia como seres humanos, mientras tengamos vida tendremos capacidad de reconocerlo, valorarlo y sobre todo, aprovecharlo.
Aprender a organizar mejor tú tiempo te obligará a ser más explícito en cuanto al valor que le das a tu vida personal y profesional; Te permitirá dirigir tus esfuerzos en concordancia. Administrar tu tiempo te ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales estás sometido, facilitándote entonces el logro de tus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.