Cada día al despertar, mentalmente planificas todo lo que tienes que hacer durante lo que resta del día. Sin embargo, hay muchos obstáculos que pueden dificultarte esto, provocando que no logres concretar ni siquiera una cuarta parte de los planes que tenias en mente. Por el contrario, hay personas que planifican su día y logran terminar lo que está en su lista, incluso se animan a hacer un par de cosas más aún si no lo tenían previsto.
Hay varias formas y secretos que se pueden emplear para hacer las cosas que planificamos, además de la simple “lista” que muchos de nosotros seguro aún escribimos en un papel. A continuación te comparto algunos consejos que implemento para lograr hacer más en un día.
En primer lugar, lo ideal es no empezar el día revisando los mensajes de correo electrónico o tus cuentas en las redes sociales como Facebook o Twitter. Lo creas o no, esto podría generar algo que no tenías planeado (responder mensajes, dejar comentarios, ver algún video o fotografías compartidas, etc.) y te obligarás a desplazar para más tarde cosas que sí tenias previstas. Esos valiosos minutos frente a la computadora podrían ser los minutos que necesites para llegar a tiempo a algún lado ¿no lo crees?
Cuando estés en tu sitio de trabajo, evita todas las conversaciones innecesarias que te distraigan con tus compañeros de trabajo, incluidas las aplicaciones como el skype o Messenger. Procura tener tu teléfono celular en modo silencioso para evitar interrupciones, salvo cuando estés esperando una llamada importante. Recuerda que al no ser interrumpido no solo vas a terminar tu trabajo con mayor rapidez sino que corres menos riesgos de equivocarte en el proceso.
Evite realizar varias tareas al mismo tiempo. Muchas personas creen que realizar varias tareas al mismo tiempo es bueno y no voy a negar que puede ser bueno y que existe la posibilidad de terminar tus metas establecidas, sin embargo, tu concentración no estará puesta en uno solo de tus pendientes, por los que podrás cometer algún error o confusión, por otro lado, al querer realizar varias cosas al mismo tiempo te desgastas más rápido y quizás te sientas cansado mucho antes de concluir con tu lista del día.
Puedes optar por delegar algunas tareas o funciones a personas de confianza o los que consideres más eficientes (en el caso de que trabajes en equipo o tengas empleados a tu cargo). Por ejemplo, es posible que contrates a una persona calificada que termine algunas de tus tareas con tu supervisión. A medida que delegas ciertas funciones o tareas, habrá una diferencia significativa en la productividad tanto del departamento a área en que te encuentres así como la personal, pues te sentirás satisfecho por lograr tus objetivos planteados.
Mientras te encuentres planificando la lista de tareas que debes concluir, recuerda que es importante crear una jerarquía, de modo que las actividades o tareas más importantes encabecen la lista, dejando a lo último aquellas que no requieran una solución o ejecución inmediata. Empezar con lo más pesado pudiera no sonar muy alentador pero es lo ideal. Al concretar los pendientes más importantes en la orden del día estás disminuyendo con ello tu carga de trabajo y al mismo tiempo te deshaces del estrés que te generan tantas responsabilidades inconclusas.
Es necesario que tomes decisiones aún cuando sean difíciles. Postergar las cosas solo ocasiona que sea más difícil tomar decisiones concretas que te permitan tomar cartas en el asunto. Cuando tomas decisiones sobre alguna actividad o tarea por cumplir, puedes comenzar a trabajar en ello cuanto antes, lo cual será mucho mejor no solo para ti sino para las personas involucradas en tu área de trabajo.
No todos los trabajos son iguales, aunque algunos pueden tener sus similitudes. Lo importante es encontrar las técnicas o tácticas que te faciliten terminar con tus pendientes, gestionar mejor tu tiempo y desempeñarte con profesionalismo, dando como resultado la productividad laboral que tanto tu como tus jefes esperan.