El concepto de “administración del tiempo” se refiera a la manera en que gestionamos con eficacia el tiempo determinado para cada una de nuestras actividades. Una correcta administración de tiempo nos permite asignar una cantidad específica de tiempo a las actividades en nuestra vida diaria en base a su importancia. En general, administrar el tiempo se refiere al mejor uso que le podemos dar a nuestro tiempo siempre y cuando esté limitado.
La administración de tu tiempo implica en gran parte, aprender a administrarte a ti mismo. ¿Cómo quieren lograr metas y objetivos si no gestionas bien tus recursos? El tiempo es uno de los más importantes que no te puedes dar el lujo de desperdiciar.
El secreto para administrar el tiempo radica principalmente en la manera en que nos enfocamos en la importancia y la urgencia de un evento o actividad. Las personas estamos pre-programados a enfocarnos en las cosas que demandan nuestra respuesta inmediata, como las alarmas del teléfono, por ejemplo. Y solemos posponer aquellas que son más importantes, como hacer ejercicio.
Una correcta administración de nuestro tiempo no solo juega un papel importante en nuestra vida laboral, sino también en la personal, ya que esta incluye:
– La planificación eficaz de cualquier actividad. Esto no es más que la planificación anticipada de un día anticipada. Puedes hacerlo escribiendo una lista de “tareas a realizar”. Enlístalas de acuerdo a su importancia (jerarquía) y estima el tiempo máximo que te tomará realizar cada una de ellas. Las tareas con mayor prioridad deben encabezar la lista en lugar de aquellas que (pese a ser breves) no requieren ser resueltas con tanta urgencia. Cuando te dispongas a realizar tu lista de tareas, complétalas una por una. No comiences ningún otro pendiente hasta no haber concluido el que comenzaste previamente. Apégate a esa actividad hasta haberla concluido y asegúrate de hacerlo dentro del tiempo que previamente había dedicado a esa tarea.
– Fijar objetivos y metas. Ya sean en tu lugar de trabajo o en tu hogar, trabajar sin haber fijado objetivos y metas previamente es como estar en un barco sin capitán en el medio del mar. Sin duda te sentirás perdido, por ello debes fijar un “destino”. Asegúrate de que tus objetivos sean realistas y puedan lograrse.
– Fijar fechas límite. Aún si no existe una fecha límite para dicha actividad, fíjala solo para ti. Asegúrate de concretar tus tareas dentro del tiempo establecido. Aprende a ser el responsable de tu tiempo. La única persona que puede fijar las mejores fechas límite para ti eres tú mismo. Pregúntate a ti mismo cuánto tiempo necesitarás invertir para completar una tarea en concreto, ya sean horas, días o semanas. Marca las fechas límite en tu calendario y programa alertar en tu celular para estar al tanto de cuando la fecha límite para tener listo X tarea esté próxima.
– Delegar responsabilidades. Aprender a decir “no”, sobre todo en tu lugar de trabajo. No te hagas a la idea de que debes hacerlo todo por ti mismo para que se haga. Las demás personas también tienen responsabilidad dentro del sitio de trabajo, de modo que no tienes que aceptar los retos de alguien más sólo porque se siente incompetente para realizarlo o simplemente no quiere hacerlo. Los puestos y las responsabilidades deben ser delegadas de acuerdo a los intereses y la especialización de los empleados para que sean capaces de concluir una tarea en el tiempo previsto, por ende, al igual que tú puedes concluir con tus tareas, las personas que trabajan contigo también deben aprender a hacerlo. Recuerda, el tiempo es el recurso más valioso que tienes. ¡No lo malgastes!
– Priorizar actividades de acuerdo a su importancia. Dale prioridad a tus tareas o actividades de acuerdo a la importancia y urgencia de las mismas. Aprende la diferencia entre “importante” y “urgente”. Identifica que actividad debe estar lista ese mismo día, cual debe estar terminada a más tardar el día siguiente y así sucesivamente.
– Invertir el tiempo justo en la actividad prevista. Desarrolla el hábito de realizar la actividad indicada en el momento preciso. El trabajo que se realiza cuando no precisamente no es realmente significativo. No malgaste media mañana haciendo algo que te podría tomar una hora o dos. Evita las distracciones. Destina solo el tiempo mínimo a las llamadas personales o a las redes sociales mientras trabajas, o al menos, mientras no hayas concluido las tareas urgentes de ese día.
También te será de gran utilidad mantener organizado tu lugar de trabajo o el sitio en donde realizarás tus tareas. Retira todo lo que no vayas a usar. Acomoda los papeles importantes en archiveros o folders etiquetados. Mantén los documentos y materiales en sus respectivos cajones o estantes. Te sorprenderá la gran cantidad de tiempo que puedes ahorrarte cuando eres organizado.